30 · Balance contable

Dentro de los tipos de COMUNICACIÓN ESCRITA en el entorno empresarial, los modelos más importantes son:

• CARTA COMERCIAL – para dirigirse a un cliente concreto (ejemplo +)
• (CARTA) CIRCULAR – para informar de manera no personal (ejemplo +)
• INFORME – para intercambiar datos dentro de la empresa, relatando hechos y valorando recomendaciones.

* Actualmente el EMAIL ha desbancado a la documentación en papel.

En cada empresa se lleva un ARCHIVO en el que se deben conservar todos los documentos contables de los últimos 6 AÑOS. La Agencia Tributaria (Hacienda) puede hacer una inspección de los últimos 4 años. Es muy importante que estén ordenados para encontrar fácilmente las facturas, las nóminas, los presupuestos, los impuestos, la correspondencia, etc.

* Actualmente se suele documentar todo DIGITALMENTE, y por tanto, el archivo se encuentra en servidores informáticos o en la “nube”. Es importante que la información pueda ser accesible de forma PERMANENTE, DESCENTRALIZADA y SEGURA (con copias de seguridad para evitar pérdidas).

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La ley obliga a todas las empresas que superan un determinado tamaño a llevar un REGISTRO CONTABLE de sus operaciones. Deben dejar constancia por escrito de todos los acontecimientos que tienen un IMPACTO ECONÓMICO (p.ej. compras, pagos, ventas, cobros, producción, gastos de personal, etc.)

El BALANCE DE SITUACIÓN es una “fotografía fija” de cómo se encuentra una empresa, y su nombre proviene del concepto de balanza, ya que cada operación se apunta dos veces, una en cada lado. A la izquierda se anota el ACTIVO (qué destino se ha dado al dinero), y a la derecha se apunta el origen del dinero, que puede ser interno (PATRIMONIO) o externo (PASIVO).